هر شرکتی که می‌خواهد فعالیت خود را به‌صورت رسمی شروع کند، باید در ادارهٔ ثبت شرکت‌ها ثبت شود. بسیار پیش می‌آید که برخی از شرکت‌ها بعد از ثبت شدن، نیاز به اعمال تغییراتی داشته باشند. برخی از تغییرات نیاز به ثبت شدن دارند، به همین دلیل صاحبان شرکت‌ها باید بعد از اعمال تغییرات، آن‌ها را به ثبت برسانند. شایان ذکر است که همهٔ تغییرات حقوقی شرکت‌ها نیاز به ثبت شدن در ادارهٔ ثبت شرکت ندارند. تنها بخشی از تغییرات هستند که علاوه‌بر این‌که باید به‌عنوان اسناد داخلی در یک شرکت حفظ شوند، بایستی به‌صورت رسمی نیز ثبت و به آگاهی عمومی برسند. برای اعمال این تغییرات در شرکت‌ها، اقدامات خاصی نیاز است. اولین قدم، تشکیل جلسهٔ هیئت‌مدیره و تنظیم صورت‌جلسه بوده. سپس باید آن صورت‌جلسه در ادارهٔ ثبت شرکت‌ها به ثبت برسد. در ادامهٔ این مقاله قصد داریم تا شما را با صفر تا صد ثبت و تغییرات شرکت‌ها آشنا کنیم. پس با ما تا پایان این مقاله همراه باشید.
چرا باید شرکت‌ها ثبت شوند؟
یکی از سؤالات متداولی که صاحبان کسب‌وکارها مطرح می‌کنند، این است که چه نیازی به ثبت شرکت است؟ در جواب این سؤال باید به شما بگوییم که ثبت‌کردن شرکت‌ها مزایا و معایب متعددی دارد که هر فرد با توجه به هدف و خواسته‌هایی که دارد، باید تصمیم خود را بگیرد. در صورتی که یک شرکت به ثبت نرسد، فعالیت‌های آن کسب‌وکار به‌صورت حقیقی خواهد بود؛ اما اگر شرکت ثبت شود، اقدامات و فعالیت‌های کسب‌وکار به‌صورت حقوقی انجام خواهند شد. ازجمله مزایای خوب ثبت شرکت‌ها که باعث می‌شود برخی از افراد اقدام به ثبت رسمی شرکت خود کنند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
فعالیت رسمی و قانونی
با ثبت‌کردن شرکت، تمامی اقدامات و رخدادهای شرکت به‌صورت رسمی و قانونی خواهند بود و اعتبار بیشتری خواهند داشت. از آنجایی که کلیهٔ فعالیت‌ها در کنترل و تحت نظار قانون هستند، شرکت‌های حقوقی و حقیقی زیادی تمایل به همکاری با شرکت مربوطه خواهند داشت. به این ترتیب موقعیت‌های تجاری خوبی برای پیشرفت شرکت پیش خواهد آمد. همچنین فعالیت به‌عنوان شرکت امتیازاتی مانند اعطای وام، حمایت‌های حقوقی و قانونی و... را به همراه دارد. این امتیازات باعث می‌شوند که افراد با امینت مالی بیشتر و بهتری به فعالیت خود ادامه دهند. یکی از مهمترین دلایلی که بیشتر افراد اقدام به ثبت شرکت خود می‌کنند، همین فعالیت رسمی و قانونی است.
مسئولیت کلیهٔ شرکا و هیئت‌مدیره
از دیگر مزایای خوب ثبت شرکت، می‌توانیم به این اشاره کنیم که در شرکت‌های ثبت‌نشده، کلیهٔ فعالیت‌ها و مسئولیت مالی برعهدهٔ شخص حقیقی است. در صورتی که در شرکت‌های ثبت‌شده همهٔ شرکا و اعضای هیئت‌مدیره دربارهٔ همهٔ اعمال شرکت در مقابل اشخاص ثالث مسئولیت داشته و ملزم به پاسخگویی از طریق قانون هستند. به همین دلیل مسئولیت تمامی کارها تنها برعهدهٔ یک شخص نخواهد بود. این به نفع تک‌تک شرکا و اشخاص طرف قرارداد با شرکت است. از این رو شرکت‌های طرف معامله می‌توانند با اطمینان بیشتری با شرکت در تعامل و همکاری باشند.
حمایت قانون از حقوق کلیهٔ طرفین شرکت
زمانی که یک شرکت ثبت می‌شود، کلیهٔ جزئیات، میزان درصدهای سهام و سایر حقوق شرکا به‌صورت مکتوب در اسناد شرکت نوشته شده و قابل‌استناد هستند. به همین دلیل در صورت بروز اختلافات مالی بین هیئت‌مدیره و اعضای شرکای شرکت و همچنین اشخاص ثالث طرف معامله با شرکت، حل مشکلات و اختلافات راحت‌تر خواهد بود. در صورتی که در شرکت‌های حقیقی حل اختلافات مالی به دلیل مکتوب نبودن کلیهٔ جزئیات سخت‌تر و پیچیده‌تر است.
چگونه می‌توان یک شرکت را ثبت کرد؟
با توجه به مزایای خوبی که ثبت شرکت‌ها به همراه دارند، افراد زیادی اقدام به ثبت‌کردن شرکت خود می‌کنند. در گذشته پروسهٔ ثبت شرکت‌ها بسیار طولانی و حوصله سر بر بود؛ اما امروزه افراد می‌توانند با آگاهی و دقت، پروسهٔ کاری خود را به‌دست کارشناسان حرفه سپرده و در سریع‌ترین زمان ممکن، به اهداف خود دست پیدا کنند. قبل از اقدام به ثبت‌کردن شرکت، افراد باید به این نکته توجه داشته باشند که شرکت‌های ثبت‌شده به‌طورکلی به هفت دستهٔ زیر تقسیم می‌شوند:
- شرکت سهامی (عام، خاص)؛
- شرکت مختلط سهامی؛
- شرکت نسبی؛
- شرکت‌تعاونی تولید و مصرف؛
- شرکت تضامنی؛
- شرکت با مسئولیت محدود؛
- شرکت مختلط غیرسهامی.
افراد بعد از انتخاب نوع شرکت، می‌توانند اقدامات لازم برای ثبت شرکت به‌صورت آنلاین در سامانهٔ ادارهٔ ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری انجام دهند. برای ثبت‌نام در این سامانه، نیاز است که افراد مدارک و اطلاعات لازم را تهیه کنند. ازجمله مدارک و اطلاعاتی که برای ثبت شرکت‌ها در این سامانه لازم است، می‌توانیم به مواردی همچون نام شرکت، حوزهٔ فعالیت شرکت، آدرس و محل کار شرکت به همراه کدپستی و سرمایهٔ اولیه اشاره کنیم. شایان ذکر است که برای ثبت‌کردن یک شرکت، حداقل به دو نفر نیاز است و یک شخص به تنهایی نمی‌تواند اقدام به ثبت کند. شرکت‌های حقیقی که صاحب آن‌ها تنها یک نفر است، قادر به شرکت در مناقصه (مناقصه به پروژه‌هایی گفته می‌شود که کارفرمای آن‌ها دولتی هستند) نیستند. شرکت‌ها جت انسجام چند شریک و با اهداف مختلفی ثبت می‌شوند، به همین دلیل نیز انواع مختلفی دارند.
نحوه و جزئیات ثبت شرکت
برای ثبت‌کردن شرکت‌ها باید مراحل زیر به ترتیب انجام شوند:
۱- واریز حق دریافتی تعیین نام و ثبت تمامی اطلاعات فردی و حقوقی متقاضی.
۲- انتخاب‌کردن یک نام مناسب برای شرکت (شایان ذکر است که این نام نباید قبلاً توسط شرکتی دیگر به ثبت رسیده باشد).
۳- بعد از انتخاب نام کارشناس، بخش‌پذیرش اطلاعات متقاضی را بررسی و در صورت تکمیل بودن، آن‌ها را ثبت و رسید را به متقاضی تحویل می‌دهد.
۴- بعد از این‌که کارشناس بخش‌پذیرش اطلاعات را وارد سیستم کرد، فرد متقاضی باید صحت اطلاعات واردشده را تأیید کند. بعد از تأیید اطلاعات درخواست متقاضی جهت ادامهٔ فرایند ثبت شرکت برای تعیین نام نهایی شرکت و تعین کارشناس ارسال می‌گردد.
۵- تعیین کارشناس ممیزی.
۶- بررسی کارشناس تأسیس.
۷- بررسی سرپرستی.
۸- بعد از تشکیل پرونده و ارجاع آن به بخش حسابداری، متقاضی موظف است که هزینهٔ ثبت و درج اطلاعات را پرداخت کند.
۹- در این مرحله باید تمامی مدارک و پروندهٔ متقاضی به دفتر ثبت تأسیس منتقل شود و در دفاتر ثبت شود. درواقع در این مرحله شماره ثبت تقاضای شرکت تعیین می‌شود.
۱۰- در این مرحله از ثبت شرکت متقاضی باید تمامی مدرک پیش‌نویس را به دبیر دفترخانه برای دریافت پاک‌نویس تحویل دهد.
۱۱- بعد از دریافت نسخهٔ پاک‌نویس، متقاضی به ریاست یا معاون اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه می‌کند و از آن‌ها امضای نهایی را می‌گیرد. بعد از گرفتن امضا به دبیرخانه برمی‌گردد و روند ثبت را تکمیل می‌کند.
مدارک موردنیاز ثبت شرکت‌ها
افرادی که قصد دارند که شرکت خود را به‌صورت رسمی در ادارهٔ ثبت شرکت‌ها ثبت کنند، باید مدارک زیر را آماده کنند. در صورتی که هرکدام از این مدارک ناقص باشد، امکان ثبت‌کردن شرکت وجود نخواهد داشت. به همین دلیل ضروری است که قبل از هر اقدامی، مدارک لازم برای آن در دست باشد. ازجمله مدارک موردنیاز برای ثبت شرکت‌ها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- دو نسخه از شرکت‌نامه؛
- دو نسخه از اظهارنامهٔ شرکت؛
- دو نسخه از اساسنامهٔ شرکت؛
- تهیهٔ دو نسخهٔ کامل از صورت‌جلسهٔ هیئت‌مدیره و مجمع‌عمومی مؤسسین شرکت؛
- ارائه کپی و اصل مدارک هویتی کلیهٔ اعضای شرکت مانند اعضای هیئت‌مدیره، هیئت ناظران، شرکا و...؛
- ارائه اصل سند مالکیت شرکت؛
- ارائه گواهی عدم سوءپیشینه هرکدام از اعضای شرکت؛
- تهیهٔ اقرارنامهٔ اعضای شرکت برای این‌که ثابت کنند هیچ‌کدام از آن‌ها کارمند دولت نیستند؛
- مهر و امضای وکالت‌نامه توسط وکیل دادگستری؛
- ارائه مجوز فعالیت.
نکتهٔ مهمی که باید به آن توجه شود، این است که در صورت ازبین‌رفتن یا ازدست‌رفتن هرکدام از مدارک موردنیاز، باید فوراً جهت دریافت المثنی آن‌ها از اداره ثبت شرکت‌ها اقدام شود.
شرح خلاصه‌ای از ثبت شرکت
همان‌طور که به آن اشاره کردیم، برای ثبت شرکت‌ها نیاز به انتخاب یک نام مناسب است. برخی از نام‌ها نیاز به دریافت مجوز دارند. برای ثبت این نام‌ها نیاز است که ابتدا مجوز دریافت شود. بعد از دریافت مجوز، می‌توان برای ثبت‌کردن شرکت اقدام کرد. در صورتی که یک نام تأیید و آگهی شود، به‌صورت نامحدود می‌توان از آن استفاده کرد. در صورتی که نام‌هایی که آگهی نشده‌اند، تنها سه ماه فرصت استفاده دارند. برای شرکت‌هایی که سهام عام هستند، این مدت زمان شش ماه است. حق تقدیم نام‌هایی که قرار است ثبت شوند با افرادی است که زودتر اقدام به ثبت کرده‌اند. در روند انتخاب نام، چندین شرایط مهم وجود دارد که عبارت‌اند از:
* در صورتی که نام انتخاب‌شده تنها در پسوند و پیشوند با نام شرکت‌های ثبت‌شده تفاوت داشته باشد، آن نام مجاز نخواهد بود.
* نام‌های گمراه‌کننده و شبیه به شرکت‌های ثبت‌شده قابل‌قبول نیستند.
* اسم‌های دولتی مانند تهران، نیروی انتظامی، ایران و... تنها در صورت دریافت مجوز از مقام‌های دولت مجاز به ثبت خواهد بود.
چند نکتهٔ مهم برای ثبت شرکت‌ها
در ثبت برند یا شرکت، آدرس مکان شرکت یکی از ارکان مهم است که باید تأییدیهٔ آن از اداره پست دریافت شود. آدرسی که قرار است به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شود، باید تجاری باشد و در صورت استیجاری بودن، باید قرارداد رسمی آن در دست باشد. شایان ذکر است که برای ثبت شعبه در هر استان، نیاز است که آن شعبه به‌صورت مجزا در آن استان ثبت شود و تنها ثبت در مرجع کافی نیست. بعد از این مرحله، نیاز است که اعضای هیئت‌مدیره و سهام‌داران شرکت، معلوم و مدارک هویتی آن‌ها ارائه شود. همچنین باید حق امضای اوراق بهادار و عادی نیز مشخص شود. سپس سایر مراحل تأسیس شرکت انجام خواهد شد. شایان ذکر است که در ثبت شرکت‌ها، هفت نوع سهام وجود دارد که شامل مواردی همچون سهام با نام، سهام بی‌نام، سهام ممتاز، سهام جایزه، سهام نقدی و سهام انتفاعی است. شایان ذکر است که شما برای ثبت برند نمی‌توانید از نام شرکت خود استفاده کنید. برای ثبت‌کردن برند نیاز است که نام درخواستی را به‌عنوان برند ثبت کنید. در صورتی که این کار را انجام ندهید، سایر شرکت‌ها می‌توانند از آن نام استفاده کنند و شما هم نمی‌توانید کاری انجام دهید.
بعد از این که شرکت خود را ثبت کردید، هر تغییری که در شرکت ایجاد می‌کنید باید به‌صورت رسمی و قانونی آن را در سازمان تأسیس شرکت تأیید و در روزنامهٔ رسمی منتشر کنید.
تفاوت اساسنامه با شرکت‌نامه
افرادی که قصد دارند که شرکت خود را به ثبت برسانند، باید از تفاوت بین اساسنامه و شرکت‌نامه به‌خوبی آگاه باشند. اساسنامه به‌عنوان یک سند هویتی برای شرکت‌هاست. در این سند اطلاعاتی مانند نام شرکت، هدف سرمایه‌گذاری، وظایف مدیران شرکت و... به‌طور دقیق نوشته می‌شود. در صورتی که شرکت‌نامه برای شرکت‌های با مسئولیت محدود، نسبی و تضامنی است. شرکت‌ها تعاونی و سهامی نیازی به شرکت‌نامه ندارند. شرکت‌نامه‌ها نیز یک سند تجاری هستند که باید توسط تمامی شرکای یک شرکت امضا شود و نسخه‌ای از آن بعد از ثبت شرکت به وزارت دادگستری ارسال شود. شرکت‌نامه‌ها نیز یک سند قانونی و رسمی هستند.
کدام یک از تغییرات شرکت باید به‌صورت رسمی ثبت شود؟
مالکان شرکت‌ها می‌توانند بعد از ثبت شرکت، در ادارهٔ ثبت شرکت‌ها تغییراتی را در شرکت ایجاد کنند. برخی از این تغییرات نیاز است که به‌صورت رسمی و قانونی ثبت شوند. البته نیازی نیست کلیهٔ تغییرات حقوقی یک شرکت به‌صورت رسمی ثبت شوند. ازجمله تغییراتی که نیاز به ثبت دارند، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- هرگونه ایجاد تغییر در اساسنامهٔ شرکت مانند تغییر نام، آدرس، حوزهٔ فعالیت و... نیاز به ثبت رسمی و قانونی و انتشار در روزنامهٔ عمومی دارد.
- ایجاد تغییرات در سهام یا اضافه‌شدن شرکای جدید به شرکت، باید به‌صورت رسمی ثبت شوند. این تغییرات نیز به‌صورت کامل در اختیار مجمع‌عمومی قرار دارند.
- تمدید مدیران یا تغییر سمت اعضای شرکت که این جزو وظایف هیئت‌مدیره است و نیازی به مجمع‌عمومی نیست.
مدارک لازم جهت ثبت تغییرات شرکت
برای ثبت برخی از تغییرات اساسی در شرکت‌ها، نیاز است که آن تغییرات به‌صورت رسمی و با ارائه مدارک معتبر و موردنیاز ثبت شوند. برای اعمال تغییرات در یک شرکت به‌صورت رسمی و قانونی، به مدارک زیر نیاز است:
* تشکیل جلسه و تنظیم صورت‌جلسه درمورد تغییرات موردنظر شرکت (این جلسه باید بین مجمع‌عمومی، هیئت‌مدیره و... باشد).
* ارائه کپی مدارک شناسایی سهام‌داران و اعضای شرکت.
* ارائه روزنامهٔ رسمی از تأسیس شرکت یا آخرین تغییرات آن.
* ارائه اساسنامهٔ شرکت.
انواع صوت جلسه
همان‌طور که به آن اشاره کردیم، بدون صورت‌جلسه امکان ثبت تغییرات وجود نخواهد داشت. صورت‌جلسه‌هایی که برای ثبت تغییرات شرکت‌ها انجام می‌شوند، به سه دسته تقسیم می‌شوند که عبارت‌اند از:
- صورت‌جلسهٔ هیئت‌مدیره؛
- صورت‌جلسهٔ مجمع‌عمومی عادی؛
- صورت‌جلسهٔ مجمع‌عمومی فوق‌العاده.
با استفاده از هرکدام از این صورت‌جلسات، می‌توان به‌راحتی تغییرات موردنیاز شرکت را به‌صورت رسمی و قانونی ثبت کرد. برخی از تغییرات در اختیار مجمع‌عمومی و برخی دیگر در اختیار هیئت‌مدیره هستند. از این رو با توجه به نوع تغییرات، باید از صورت‌جلسهٔ متناسب با آن استفاده شود. به‌عنوان مثال، هرگونه تغییر در اساسنامه، در اختیار مجمع‌عمومی قرار دارد. در صورتی که تمدید مدیران یا تغییر سمت اعضای شرکت در اختیار هیئت‌مدیره است.
مدت زمان ثبت تغییرات شرکت چقدر است؟
یکی از سؤالات متداولی که زیاد پرسیده می‌شود، این است که ثبت تغییرات شرکت چقدر طول می‌کشد؟ در جواب این سؤال باید به شما بگوییم که بعد از ثبت صورت‌جلسه تغییرات شرکت در سامانهٔ شما، سه روز فرصت دارید که مدارک لازم را تحویل ادارهٔ پست دهید. در صورتی که تمامی مراحل بدون اتلاف وقت انجام شوند، ثبت تغییرات در ۱۰ روز کاری انجام می‌شود. شایان ذکر است که مدت زمان کمتر از ۱۰ روز به دلیل این‌که صورت‌جلسه باید توسط کارشناسان بررسی شود، خارج از اختیار مؤسسات ثبت است.
هزینهٔ ثبت تغییرات چقدر است؟
هزینهٔ ثبت تغییرات شرکت‌ها متفاوت است و بستگی به تعداد صورت‌جلسه‌ها دارد. هر صورت‌جلسه باید به‌صورت جداگانه در سامانه و روزنامهٔ رسمی ثبت شود. همچنین در صورت کمک گرفتن از مؤسسات ثبت یا وکیل، هزینهٔ ثبت تغییرات بیشتر خواهد بود. با وجود این به دلیل این‌که روند و مراحل ثبت تغییرات شرکت نیاز به اطلاعات و آگاهی دارد، برخی از افراد ترجیح می‌دهند از یک وکیل یا مؤسسهٔ معتبر کمک بگیرند.
رتبه بندی شرکت
یکی از اقدامات مهمی که شرکت‌ها بعد از ثبت در ادارهٔ ثبت شرکت‌ها باید انجام دهند، اخذ رتبه است. این رتبه‌بندی توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی به شرکت‌های واجد شرایط اعطا می‌شود. معمولاً براساس سابقهٔ شغلی، توانایی مالی، توانایی فنی و... به یک شرکت رتبه‌ای بین ۱ الی ۵ داده می‌شود. رتبه بندی شرکت مزایای زیادی برای شرکت‌ها به همراه دارد، به همین دلیل بیشتر شرکت‌ها اقدام به اخذ رتبه می‌کنند. یکی از مزیت‌های خوب رتبه بندی، ایجاد انگیزه برای رشد و پیشرفت شرکت‌ها از طریق دستیابی به رتبه‌های بالاتر است. همچنین این رتبه بندی به کارفرماها کمک می‌کند که اطلاعات دقیقی درمورد شرکت موردنظر به‌دست آورند و از این طریق با اطمینان و آگاهی بیشتری اقدام به همکاری کنند. آسان‌ترین راه برای کسب گرید یا رتبه بندی شرکت‌ها، مراجعه به مؤسسه الی ثبت است. به کمک اخذ رتبهٔ الی ثبت، هر شرکتی که به‌صورت رسمی ثبت شده‌است، می‌تواند به‌آسانی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، رتبهٔ خود را از سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی دریافت کند. این مؤسسه راهنمایی برای طی‌کردن مراحل اخذ گرید از این سازمان است.
خلاصه
به‌طورکلی می‌توانیم بگوییم که هر شرکتی که می‌خواهد به‌صورت رسمی شروع به‌کار کند، باید ثبت شرکت یا ثبت برند کند. ثبت‌کردن شرکت مزایای بسیار زیادی دارد و به همین دلیل نیز بسیاری از صاحبان کسب‌وکارها اقدام به ثبت‌کردن شرکت خود می‌کنند. بعد از ثبت شدن شرکت، برای اعمال هرگونه تغییر در شرکت، نیاز است که تغییرات نیز به‌صورت رسمی و قانونی ثبت شوند. برای این کار نیاز به مدارک و مراحل خاصی است که متقاضیان باید آن‌ها را به‌طور کامل تهیه کنند.
برگرفته از : https://elisabt.ir/
- 11
- 6
