در راستای تحقق دولت الکترونیک و همچنین افزایش بهره‌وری و عملکرد، بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی، از نرم افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌نمایند؛ اگر در اینترنت عبارت نرم افزار یا سامانه اتوماسیون اداری را جستجو کنید، با برند‌ها و محصولات مختلفی روبه‌رو می‌شوید و قاعدتا انتخاب از بین چندین محصول، آن هم بدون دانش و اطلاعات تخصصی، کاری سخت محسوب می‌گردد.
در همین راستا، در این مقاله نکات و معیارهایی که قبل از انتخاب و خرید اتوماسیون باید به آنها توجه داشته باشید را باهم بررسی می‌کنیم.
معیارهایی که برای خرید اتوماسیون اداری باید به آنها توجه کنیم
نرم افزارهای اتوماسیون اداری مانند برنامه‌های عادی نیستند که در صورت عدم رضایت از عملکرد، آنها را به راحتی حذف نصب نمایید؛ سامانه اتوماسیون اداری که انتخاب می‌کنید، برای تمامی افراد سازمان شما و در تمامی بخش‌های آن مورد استفاده قرار می‌گیرد و برای عدم اتلاف سرمایه و وقت سازمان خود، باید به درستی نرم افزار اتوماسیون اداری خود را انتخاب کنید.
۷ معیار مهم برای خرید اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
۱- پوشش حداکثری نیازهای سازمان
اولین معیاری که برای خرید اتوماسیون اداری باید به آن توجه داشته باشید، امکانات و زیرسیستم‌های آن می‌باشد؛ به بیان دیگر، باید اتوماسیون اداری را انتخاب کنید که، تمامی نیازهای سازمان شما را تامین نماید. برخی از مهمترین و کاربردی‌ترین زیرسیستم‌ها و ابزارهای اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
• کارتابل و گردش مکاتبات
• سامانه دبیرخانه
• نرم افزار بایگانی و مدیریت مستندات
• ارسال و دریافت ایمیل و فکس
• نرم افزار پیام رسان سازمانی (چت سازمانی)
• سامانه مدیریت جلسات و کارها
• نرم افزار تقویم سازمانی
• سامانه تبادل فایل و اسناد
• نرم افزار گزارش ساز
• و...
۲- محیط کاربرپسند و آموزش آسان
از آن جایی که سامانه اتوماسیون اداری در اختیار تمامی اعضای یک سازمان قرار می‌گیرد، باید دارای محیطی کاربرپسند باشد و بتوان به راحتی کار با آن را به تمامی افراد سازمان در کمترین زمان، آموزش داد؛ نکته دیگری که پیرو این موضوع باید به آن اشاره کنیم این است که، علاوه بر آموزش آسان، یک اتوماسیون اداری خوب، باید دارای ویدیو‌های آموزشی متنوع و دقیقی از نحوه کار با نرم افزار اتوماسیون اداری باشد.
۳- حفظ امنیت اطلاعات و مکاتبات
اطلاعات و داده‌های هر سازمان، یکی از مهمترین دارایی‌های آن محسوب می‌شود و حفظ امنیت آنها نیز، جزو مهمترین معیارهایی است که برای انتخاب یک اتوماسیون اداری باید به آن توجه داشته باشید؛ به عنوان مثال بسیاری از سامانه‌های اتوماسیون اداری از محیط خارج از سازمان نیز قابل دسترسی هستند و به موجب همین امر، ممکن است تحت حملات سایبری قرار بگیرند و اگر از امنیت بالایی برخوردار نباشند، اطلاعات و داده‌های سازمان به خطر می‌افتد.
از دیگر فاکتورهای امنیتی سامانه‌های اتوماسیون اداری می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
• امکان تعیین سطح دسترسی به اطلاعات و مستندات بر اساس کاربرد
• امکان تعریف مکاتبات سلسه مراتبی
• پشتیبان‌گیری از اطلاعات و داده‌ها
• پشتیبانی و استفاده از پروتکل‌های امنیتی و ارتباطی
• و...
۴- قابلیت تعریف و خودکارسازی فرآیندها
یکی از اهداف اصلی استفاده از سامانه‌های اتوماسیون اداری، الکترونیکی کردن و خودکارسازی فرآیند‌های سازمانی می‌باشد؛ در همین راستا، هنگام بررسی و خرید یک اتوماسیون اداری، باید به نکته توجه کنید که، زیرسیستم یا نرم‌افزاری برای تعریف و مدیریت فرآیندها (BPMS) و خودکارسازی آنها را داشته باشد.
به عنوان مثال، با کمک نرم‌افزار BPMS می‌توانید فرآیندی را تعریف کنید که در آن یک درخواست پس از ثبت در سازمان، به صورت خودکار به کاربران و واحد‌های مرتبط ارجاع داده شود و در جریان کار قرار بگیرد.
۵- API های آماده برای اتصال به سامانه های مختلف
با توجه به تنوع بالای سامانه‌های اتوماسیون اداری، زیرسیستم‌ها و دیگر نرم‌افزارهای تخصصی مورد استفاده در سازمان‌ها و شرکت‌ها، یک اتوماسیون اداری خوب باید از APIهای آماده برای اتصال سریع و یکپارچه به سامانه‌های دیگر، برخوردار باشد؛ این امر موجب افزایش سازگاری و یکپارچگی سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان می‌گردد.
۶- دسترس پذیری بالا برای کاربران
یکی دیگر از فاکتورها و معیارهای مهم در انتخاب اتوماسیون اداری، میزان دسترس‌پذیری آن برای کاربران است؛ به عنان مثال، تعداد کمی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، دارای نسخه موبایل نیز هستند و کاربران می‌توانند با وارد کردن اطلاعات مورد نیاز جهت احراز هویت، به میز کار اتوماسیون اداری خود دسترسی داشته باشند.
۷- عملکرد و رضایت مندی کاربران
هر چه یک نرم افزار اتوماسیون اداری، عملکرد و قابلیت‌های بیشتر و بهتری داشته باشید، به همان میزان از کاربران بیشتری برخوردار است و رضایت سازمان‌ها و نهاد‌های بیشتری را کسب کرده؛ در همین راستا، یکی از معیارهای انتخاب سامانه اتوماسیون اداری، تعداد کاربران و سازمان‌هایی که از آن استفاده می‌نمایند و رضایت‌مندی آنها می‌باشد.
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری ایران کدام است؟
همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، با جستجو در اینترنت، شاهد انواع مختلفی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری هستید، که هر کدام از آنها قابلیت‌ها و امکانات مربوط به خود را دارند؛ در بین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ایرانی، بهترین سامانه‌ای که می‌توانید در اختیار داشته باشید، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد.
بیش از ۲۶۰۰ سازمان و شرکت دولتی و خصوصی از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند و آن را به بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری تبدیل کرده است. اتوماسیون اداری فراگستر با هدف ساماندهی و یکپارچه‌سازی مکاتبات اداری، اسناد، فرم‌ها و فرایندهای سازمانی طراحی شده و روز‌به‌روز امکانات و قابلیت‌های موجود در آن متناسب با نیازهای سازمان‌ها توسعه می‌یابد.
برخی از ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:
• پشتیبانی از زیرسیستم‌های متنوع (مانند کارتابل و گردش مکاتبات، دبیرخانه تحت وب، تبدیل گفتار به متن، چت سازمانی، سامانه تبادل فایل، مدیریت جلسات و تقویم سازمانی فراگستر، مدیریت ایمیل و فکس، گزارش‌ساز و...)
• تنها اتوماسیون اداری با فناوری OCR فارسی (تبدیل تصویر به متن)
• موتور جستجوی پیشرفته بهجو
• امکان برگزاری ویدئو کنفرانس در بستر اتوماسیون
• نسخه موبایل اتوماسیون اداری با تکنولوژی PWA
• APIهای آماده فراگستر برای اتصال به سامانه‌های مختلف
• قابلیت مدیریت مکاتبات برای هلدینگ‌ها (چند سازمانی)
• کاهش ترافیک پهنای باند به کمک بهینه‌سازی خودکار تصاویر اسناد
شایان ذکر است که پیش از خرید نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از طریق لینک https://www.faragostar.net/requestforonlinedemo و یا تماس با شماره ۴۲۶۲۳ (۰۲۱) برای دریافت نسخه دمو، اقدام نمایید.
- 13
- 3
