نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان (مزایا، ویژگی ها و معرفی ابزارها)

چکیده : در دنیای امروزه، مدیریت وظایف کارکنان یکی از مهم‌ترین عوامل برای بهبود بهره‌وری و سازماندهی منابع انسانی در سازمان‌ها محسوب می‌شود. در این مقاله به معرفی نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان پرداخته ایم.

با پیچیدگی‌های محیط کار و تغییرات مداوم در فناوری، نیاز به استفاده از نرم افزارهای مدیریت وظایف کارکنان برای بهبود عملکرد و کاهش خطاها به شکل چشمگیری افزایش یافته است. ما در این مقاله ضمن پاسخ به این سوال که نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان چیست به بررسی ویژگی‌ها و مزایا استفاده از این نرم افزارها خواهیم پرداخت و در پایان هم چند مورد از بهترین نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان را به شما عزیزان معرفی خواهیم کرد.

نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان چیست؟

* نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان یک ابزار مدیریتی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا وظایف و کارهای مربوط به کارکنان خود را بهبود بخشیده و بهینه‌سازی کنند.

* این نرم افزارها امکانات مختلفی از جمله تعیین وظایف، برنامه‌ریزی زمانی، پیگیری پیشرفت کار، ارتباطات داخلی و گزارش‌دهی را فراهم می‌کنند.

* با استفاده از نرم افزارهای مدیریت وظایف کارکنان، مدیران می‌توانند وظایف و کارها را به کارکنان تخصیص دهند، زمانبندی کارها را مشخص و پیشرفت کار را پیگیری کنند. این ابزارها امکان ارتباط موثر بین اعضای تیم را فراهم می‌کنند و به مدیران کمک می‌کنند تا از نزدیک وضعیت پروژه‌ها و وظایف را دنبال کرده و مدیریت بهتری بر روی آن‌ها داشته باشند.

* همچنین این نرم افزارها به کارکنان امکان می‌دهند تا وظایف خود را مشاهده کرده و وضعیت پیشرفت کار خود را گزارش دهند. این امکان به مدیران کمک می‌کند تا به راحتی وضعیت پروژه‌ها و وظایف را مشاهده کرده و تصمیم‌گیری‌های مناسب‌تری انجام دهند.

بعضی از نرم افزارهای مدیریت پروژه قابلیت هایی را ارائه می دهند که می توان به وسیله ی آنها وظایف کارکنان را به راحتی مدیریت کرد؛ برای مشاهده نرم افزار مدیریت پروژه فارسی به مقاله جامع آن در وب سایت دوایتیفای مراجعه کنید.

مزایای استفاده از نرم افزارهای وظایف کارکنان برای سازمان ها

استفاده از یک نرم افزار مدیریت کارکنان مناسب و خوب مزایای بسیار جذابی برای سازمان‌ها دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

- بهبود سازماندهی: نرم افزارهای مدیریت کارکنان به سازمان‌ها کمک می‌کند تا وظایف و کارها را بهبود بخشیده و بهینه‌سازی کنند که این بهبود در سازماندهی باعث افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمانی می‌شود.

- افزایش شفافیت: استفاده از نرم افزار مدیریت کارکنان باعث می‌شود که تمامی اعضای تیم وضعیت پیشرفت کار را مشاهده کرده و پیگیری کنند که همین موضوع سبب افزایش شفافیت عملکرد افراد می‌شود.

-  بهبود ارتباطات: نرم افزارهای مدیریت کارکنان امکانات ارتباطی مختلفی از جمله ارسال پیام، اشتراک گذاری اسناد و برنامه‌ریزی مشترک را فراهم می‌کنند و این امر باعث بهبود ارتباطات داخلی و هماهنگی بیشتر در سازمان می‌شود.

- پیشرفت کار: نرم افزارهای مدیریت کارکنان به مدیران کمک می‌کنند تا به راحتی وضعیت پروژه‌ها و وظایف را مشاهده کرده و مدیریت بهتری بر روی آن‌ها داشته باشند و این موضوع باعث پیشرفت کار و بهبود عملکرد سازمانی می‌شود.

- زمانبندی بهینه: نرم افزارهای مدیریت کارکنان به مدیران کمک می‌کنند تا وظایف و کارها را زمانبندی کرده و بهینه‌سازی کنند که این ویژگی باعث بهبود مدیریت زمان و بهره‌وری بیشتر می‌شود.

با توجه به این مزایا، استفاده از نرم افزارهای مدیریت کارکنان برای سازمان‌ها بسیار مفید واقع می‌شود و می‌تواند به بهبود عملکرد و بهره‌وری آن‌ها کمک بسیار زیادی کند.

ویژگی های یک نرم افزار مدیریت کارکنان مناسب

برای انتخاب یک نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان مناسب ابتدا باید با ویژگی‌های آن آشنا بود که از جمله این ویژگی‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

- رابط کاربری کاربر‌پسند: یک نرم افزار مدیریت کارکنان باید دارای رابط کاربری ساده و کاربرپسندی باشد که به کاربران امکان استفاده راحت از امکانات و ویژگی‌های آن را بدهد.

- مدیریت اطلاعات کارکنان: این نوع نرم افزار باید امکان مدیریت اطلاعات شخصی و تماس کارکنان را فراهم کند و اطلاعاتی همچون شماره تماس، ایمیل و سایر اطلاعات مرتبط را ذخیره و به روز نگهداری کند.

- برنامه‌ریزی و زمانبندی: یک ویژگی مهم برای یک نرم افزار مدیریت کارکنان، امکان برنامه‌ریزی و زمانبندی وظایف و پروژه‌ها برای کارکنان مختلف است.

- ارتباطات داخلی: امکاناتی مانند ارسال پیام، اشتراک گذاری اسناد و برنامه‌ریزی مشترک برای ارتباطات داخلی و هماهنگی بیشتر بین کارکنان و مدیران بسیار حیاتی است.

-  گزارش‌دهی: نرم افزار مدیریت کارکنان باید امکان ایجاد گزارش‌های مختلف مربوط به عملکرد کارکنان، پیشرفت پروژه‌ها و سایر موارد مرتبط را فراهم کند.

- امنیت داده‌ها: امنیت داده‌ها یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت کارکنان است؛ این نرم افزار باید از امنیت بالایی برخوردار بوده و اطلاعات حساس کارکنان را محافظت کند.

- انعطاف‌پذیری: یک نرم افزار مدیریت کارکنان باید قابلیت انطباق با نیازهای مختلف سازمان‌ها و تیم‌ها را داشته باشد و امکان اضافه کردن ویژگی‌ها و سفارشی‌سازی را فراهم کند.

- پشتیبانی و آپدیت منظم: یک نرم افزار مدیریت کارکنان باید از پشتیبانی موثر و آپدیت‌های منظم برخوردار بوده تا همیشه به روز باشد و مشکلات فنی سریعاً برطرف شوند.

با توجه به این ویژگی‌ها، یک نرم افزار مدیریت کارکنان مناسب باید قابلیت‌های مختلفی را داشته باشد که به سازمان‌ها کمک کند تا به بهترین شکل ممکن منابع انسانی خود را مدیریت کنند.

معرفی بهترین نرم افزار مدیریت وظایف کارکنان

با توجه به نیازی که بسیاری از سازمان‌ها به این نوع پلتفرم‌ها نرم افزارهای زیادی برای این منظور طراحی شده اند که در ادامه این بخش برخی از بهترین آن‌ها را به شما عزیزان معرفی خواهیم کرد.

دوایتیفای

دوایتیفای یک پلتفرم آنلاین برای مدیریت وظایف کارکنان در سازمان‌ها است که به کاربرانش امکان می‌دهد وظایف خود را برنامه‌ریزی کنند، تاریخ بندی کنند و پیگیری کنند. این پلتفرم قابلیت‌هایی مانند ایجاد لیست وظایف، تعیین مهلت‌ها، شخصی‌سازی برای تنظیمات و غیره را فراهم می‌کند؛ دوایتیفای یک نرم افزار ایرانی است که در بازار جهانی رقابت می کند.

مزایا و امکانات دوایتیفای

- قیمت گذاری: قیمت های منصفانه و ایجاد درگاه ریالی و دلاری

- کیفیت جهانی: رقابت با بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه خارجی

- پلن رایگان: تمامی امکانات این نرم افزار رایگان است؛ فقط برای دسترسی به حجم فراتر از ۵ مگابایت و تعداد اعضای بیش از ۵ نفر نیاز به پرداخت هزینه است.

- مدیریت تیم های دورکار: قابلیت ارتباط و کنترل عملکرد کارمندان

-   سیستم های مدیریت متفاوت مثل اجایل، اسکرام و…

- نمایش و ذخیره زمان های آنلاین بودن کارمندان

- امکان اشتراک گذاری صفحه نمایش کارمندان در حال کار برای ادمین ها

- گزارش کار روزانه کارمندان جهت کنترل بهتر تیم و پروژه

- نمایش عملکرد کاربران در بازه های زمانی خاص

- ایجاد ساب تسک های پیشرفته (امکانات زیادی در این بخش است که بهتر است خودتان در پنل ببینید)

- قابلیت در نظر گرفتن زمان شروع و پایان ساب تسک ها که جمع آنها زمان شروع و پایان تسک و در نهایت پروژه را مشخص می کنند.

- در نظر گرفتن مدیر کنترل کیفیت برای ساب تسک ها در راستای تحقق اهداف پروژه

- قابلیت گفتگو اختصاصی برای هر ساب تسک

- مانور روی عملکرد کاربر: در نظر گرفتن نقش و قوانین برای کاربر

- ایجاد چک لیست برای هر تسک و ساب تسک

- تنظیم وضعیت برای هر ساب تسک مثل تاریخ گذشته، در حال انجام، برگشت خورده و کامل شده

- قابلیت برون بری و درون ریزی ساب تسک ها در راستای تعریف ساده روند و کارهای مشابه

- گانت چارت و تقویم در ورژن رایگان

- پشتیبانی از زبان های راست چین که در پنل قابل تنظیم است با فونت مناسب

- آپدیت های منظم که در هر ورژن قابلیت های جدید اضافه می شود

- و …

معایب دوایتیفای

استفاده از سایت Doitify همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:

-  محدودیت‌های نسخه رایگان: با اینکه دوایتیفای تمام امکاناتش را رایگان کرده است اما محدودیت تعداد اعضا و فضای ذخیره سازی دارد. اگر بخواهید بیشتر از ۵ عضو به بورد اضافه کنید و یا فضای ذخیره سازی بیشتر از ۵ مگابات داشته باشید باید بورد را ارتقا دهید.

- نیاز به اتصال به اینترنت: Doitify یک پلتفرم آنلاین است و برای استفاده از آن نیاز به اتصال به اینترنت دارید. اگر دسترسی به اینترنت مشکل دارد، این مسئله ممکن است برای شما مشکل ساز باشد.

ترلو

ترلو یکی از پلتفرم‌های مدیریت وظایف کارکنان است که برای کاربرانش امکانات مناسبی را فراهم می‌کند.

مزایا و امکانات ترلو

- سازماندهی بهتر وظایف: با استفاده از Trello می‌توانید وظایف خود را به شکل ساده و قابل فهمی مدیریت کنید و به طور کلی بهتر به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود بپردازید.

- تعیین مهلت‌های زمانی: با Trello می‌توانید برای هر وظیفه مهلت زمانی تعیین کنید و یادآوری‌های دوره‌ای دریافت کنید تا به موقع به انجام وظایف بپردازید.

- پیگیری پیشرفت کار: با Trello می‌توانید به راحتی پیشرفت کار خود و دیگران را پیگیری کنید و از وضعیت پروژه‌های خود آگاهی داشته باشید.

- به اشتراک گذاری وظایف: با Trello می‌توانید به راحتی وظایف خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و نظارتی بر پیشرفت کار دیگران داشته باشید.

- تیم‌ورکینگ: با Trello می‌توانید با اعضای تیم خود هماهنگی و پیگیری کار را به صورت بهتری انجام دهید و از جریان کاری تیم خود آگاهی داشته باشید.

- ارتباط با ابزارهای دیگر: با Trello می‌توانید به راحتی این پلتفرم را با ابزارهای دیگری مانند Google Drive، Slack، Dropbox و غیره ارتباط داده و از قابلیت‌های بیشتری برای مدیریت کار خود بهره‌مند شوید.

- شخصی‌سازی: Trello به کاربرانش امکان شخصی‌سازی برای تنظیمات و ظاهر رابط کاربری را می‌دهد تا به آنها اجازه دهد تا پلتفرم را با توجه به نیازهای خود تنظیم کنند.

- رایگان بودن نسخه اولیه: نسخه اولیه Trello به صورت رایگان در دسترس کاربران است و به آنها امکان استفاده از بسیاری از قابلیت‌های پایه این پلتفرم را می‌دهد.

معایب ترلو

استفاده از Trello همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:

- محدودیت‌های نسخه رایگان: نسخه رایگان Trello تعداد وظایف و پروژه‌های محدودی را برای کاربران فراهم می‌کند و برخی از قابلیت‌های مهم را نیز دارا نیست. برای دسترسی به تمامی قابلیت‌ها، کاربران باید به نسخه پولی این پلتفرم اشتراک بگیرند.

- پشتیبانی محدود از زبان‌های غیرانگلیسی: Trello به خوبی از زبان انگلیسی پشتیبانی می‌کند، اما پشتیبانی از زبان‌های دیگر محدود است و این ممکن است برای کاربرانی که به زبان انگلیسی آشنایی کافی ندارند، مشکل ساز باشد.

- نیاز به اتصال به اینترنت: Trello یک پلتفرم آنلاین است و برای استفاده از آن نیاز به اتصال به اینترنت دارید. اگر دسترسی به اینترنت مشکل دارد، این مسئله ممکن است برای شما مشکل ساز باشد.

-  تنظیمات پیشرفته: Trello برای استفاده بهینه از آن، نیاز به تنظیمات و تعیین ویژگی‌های مختلفی مانند سطح دسترسی، مهلت زمانی و غیره دارید. این می‌تواند برای برخی کاربران ممکن است زمان‌بر و پیچیده باشد.

- نبود قابلیت‌های پیشرفته برای مدیریت پروژه‌های بزرگ: برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده، Trello ممکن است قابلیت‌های کافی را برای مدیریت حجم زیادی از وظایف و پروژه‌ها فراهم نکند.

-  نبود تقویم، گانت چارت، جدول و نقشه در ورژن رایگان

آسانا

آسانا یکی از نرم‌افزارهای مدیریت وظایف آنلاین است که شامل ویژگی‌هایی مانند تقسیم بندی وظایف، تقویم پروژه، گزارش‌دهی، و تبادل فایل است. همچنین، Asana توانایی ادغام با بسیاری از ابزارهای دیگر را داراست.

مزایا و امکانات آسانا

Asana یکی از پرکاربردترین پلتفرم‌های مدیریت پروژه و وظایف است که برای کاربرانش امکانات و مزایای زیر را فراهم می‌کند:

- سازماندهی بهتر وظایف: با استفاده از Asana می‌توانید وظایف خود را به شکل سازمان‌یافته‌تری مدیریت کنید و به طور کلی بهتر به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود بپردازید.

- تعیین مهلت‌های زمانی: با Asana می‌توانید برای هر وظیفه مهلت زمانی تعیین کنید و یادآوری‌های دوره‌ای دریافت کنید تا به موقع به انجام وظایف بپردازید.

- پیگیری پیشرفت کار: با Asana می‌توانید به راحتی پیشرفت کار خود و دیگران را پیگیری کنید و از وضعیت پروژه‌های خود آگاهی داشته باشید.

- به اشتراک گذاری وظایف: با Asana می‌توانید به راحتی وظایف خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و نظارتی بر پیشرفت کار دیگران داشته باشید.

- تیم‌ورکینگ: با Asana می‌توانید با اعضای تیم خود هماهنگی و پیگیری کار را به صورت بهتری انجام دهید و از جریان کاری تیم خود آگاهی داشته باشید.

- ارتباط با ابزارهای دیگر: با Asana می‌توانید به راحتی این پلتفرم را با ابزارهای دیگری مانند Google Calendar، Slack، Dropbox و غیره ارتباط داده و از قابلیت‌های بیشتری برای مدیریت کار خود بهره‌مند شوید.

-  شخصی‌سازی: Asana به کاربرانش امکان شخصی‌سازی برای تنظیمات و ظاهر رابط کاربری را می‌دهد تا به آنها اجازه دهد تا پلتفرم را با توجه به نیازهای خود تنظیم کنند.

- تحلیل داده‌ها: Asana به کاربرانش امکان تحلیل داده‌های پروژه و کاری را می‌دهد تا بتوانند میزان پیشرفت خود را بررسی کنند و بهبودهای لازم را ایجاد کنند.

معایب آسانا

استفاده از Asana همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:

* پیچیدگی بعضی از قابلیت‌ها: Asana دارای قابلیت‌های زیادی است که برخی از آنها ممکن است برای برخی کاربران پیچیده باشد و نیاز به زمان و تلاش بیشتری برای یادگیری داشته باشد.

* محدودیت‌های نسخه رایگان: نسخه رایگان Asana تعداد وظایف و پروژه‌های محدودی را برای کاربران فراهم می‌کند و برخی از قابلیت‌های مهم را نیز دارا نیست. برای دسترسی به تمامی قابلیت‌ها، کاربران باید به نسخه پولی این پلتفرم اشتراک بگیرند.

* پشتیبانی محدود از زبان‌های غیرانگلیسی: Asana به خوبی از زبان انگلیسی پشتیبانی می‌کند، اما پشتیبانی از زبان‌های دیگر محدود است و این ممکن است برای کاربرانی که به زبان انگلیسی آشنایی کافی ندارند، مشکل ساز باشد.

* نیاز به اتصال به اینترنت: Asana یک پلتفرم آنلاین است و برای استفاده از آن نیاز به اتصال به اینترنت دارید. اگر دسترسی به اینترنت مشکل دارد، این مسئله ممکن است برای شما مشکل ساز باشد.

* پرداخت ماهیانه: برای دسترسی به تمامی قابلیت‌های Asana، کاربران باید هزینه‌ای را به صورت ماهانه بپردازند. این مسئله برای برخی کاربران ممکن است جزء معایب این پلتفرم باشد.

* نیاز به تنظیمات لازم: برای استفاده بهینه از Asana، نیاز به تنظیمات و تعیین ویژگی‌های مختلفی مانند سطح دسترسی، مهلت زمانی و غیره دارید. این می‌تواند برای برخی کاربران ممکن است زمان‌بر و پیچیده باشد.

جیرا

جیرا برای تیم‌های توسعه‌دهنده نرم‌افزار طراحی شده است و ویژگی‌هایی مانند مدیریت رویه‌های Agile، پیگیری باگ‌ها، و گزارش‌دهی را ارائه می‌دهد. Jira همچنین توانایی ادغام با ابزارهای دیگر مانند Confluence و Bitbucket را داراست. جیرا یک نرم افزار مدیریت پروژه وظایف تحت وب است.

مزایا و امکانات جیرا

Jira برای کاربرانش امکانات و مزایای زیر را فراهم می‌کند:

- مدیریت وظایف: با استفاده از Jira، می‌توانید به راحتی کارت‌های وظیفه‌ای را برای پروژه خود ایجاد کنید، به آن‌ها تخصیص دهید و پیشرفت کار را پیگیری کنید.

- مدیریت پروژه: با Jira، می‌توانید به راحتی پروژه‌ی خود را مدیریت کنید و به ترتیب اولویت‌ها و دستور کارها پیش بروید.

-  مدیریت منابع: Jira به شما امکان مدیریت تیم، نیازمندی‌ها، برنامه‌ها و اجزای دیگر پروژه‌ی خود را می‌دهد تا به بهترین شکل از منابع خود استفاده کنید.

-  همکاری و اشتراک گذاری: Jira به شما امکان همکاری و اشتراک‌گذاری با اعضای تیم را می‌دهد و به راحتی می‌توانید دسترسی مشترک به فایل‌ها و اطلاعات مختلف را فراهم کنید.

-  ردیابی پروژه: Jira به شما امکان ردیابی پروژه را با استفاده از گزارش‌ها و نمودارهای مختلف می‌دهد.

- سفارشی‌سازی: Jira به شما امکان سفارشی‌سازی بسیاری از تنظیمات وظایف و ظاهر رابط کاربری را می‌دهد تا به آنها اجازه دهد تا نرم‌افزار را با توجه به نیازهای خود تنظیم کنند.

- یکپارچه سازی با سایر ابزارها: Jira به خوبی با سایر ابزارهای مدیریت پروژه و تکنولوژی‌های مختلف یکپارچه سازی می‌شود، بنابراین می‌توانید از آن برای تعامل با سایر ابزارها استفاده کنید.

- قابلیت گزارش‌گیری: Jira به شما امکان گزارش‌گیری از پروژه‌ی خود را با استفاده از گزارش‌های مختلف می‌دهد.

معایب جیرا

استفاده از Jira در مدیریت پروژه‌ها به دلایل زیر ممکن است با معایبی همراه باشد:

* پیچیدگی: Jira یک نرم‌افزار پیچیده است و برای استفاده از آن، کاربران نیاز به آموزش دارند. برای برخی کاربران، فرآیند آموزش و استفاده از Jira ممکن است زمان‌بر و سخت باشد.

* هزینه: استفاده از Jira هزینه‌بر است و برای کاربرانی که به دنبال یک راه حل ارزان و ساده برای مدیریت پروژه‌های خود هستند، می‌تواند هزینه زیادی باشد.

* نیاز به نصب و پیکربندی: برای استفاده از Jira، نیاز به نصب و پیکربندی در سرورهای محلی یا سرویس‌های ابری وجود دارد. این موضوع ممکن است برای برخی کاربران، ازجمله کاربرانی که به دنبال راه‌حل‌های ساده و فوری هستند، مشکل باشد.

* پیچیدگی در سفارشی‌سازی: در صورتی که کاربران نیاز به سفارشی‌سازی Jira داشته باشند، این فرآیند ممکن است پیچیده و زمان‌بر باشد.

* مشکلات پشتیبانی: نرم‌افزارهای پیچیده مانند Jira ممکن است با مشکلات پشتیبانی مواجه شوند که برای کاربران، ازجمله مدیران پروژه، می‌تواند مشکلاتی را به وجود آورد.

* نیاز به مدیریت دقیق: استفاده از Jira نیاز به مدیریت دقیق دارد. در صورتی که کاربران نتوانند به درستی و به دقت از Jira استفاده کنند، ممکن است عواقبی برای پروژه‌ی خود به دنبال داشته باشند.

سخن آخر

یکی از مواردی که برای افزایش بهره وری سازمان‌ها و بالا بردن احتمال موفقیت آن‌ها بسیار اهمیت دارد تقسیم و مدیریت وظایف بین کارکنان است که برای این منظور پلتفرم‌ها و نرم افزارهای متعددی طراحی شده است.

ما در این محتوا در مورد مزایای استفاده از این نوع ابزارها برای مدیریت وظایف بین کارکنان و ویژگی‌های آن با شما عزیزان صحبت کردیم و در ادامه هم ۵ مورد از بهترین نرم افزارهای مدیریت وظایف کارکنان را معرفی کردیم و در مورد مزایا و معایب هر یک به صورت جداگانه توضیح دادیم.

دوایتیفای یکی از پلتفرم‌های ایرانی است که امکانات لازم برای مدیریت وظایف کارکنان را در اختیارتان قرار می دهد و با استفاده از آن ‌می‌توانید به راحتی تسک‌های مورد نظر را بین کارکنان خود تقسیم کنید و بر روند اجرای این تسک‌ها نظارت کنید؛ به همین دلیل هم استفاده از این ابزار را برای این منظور به شما عزیزان توصیه می‌کنیم.