کارگزینی چیست و چه وظایفی را باید انجام دهد؟

ایجاد حکم کارگزینی در سازمان میتواند بار حقوقی برای سازمان داشته باشد

کارگزینی

به اموری همچون فعالیت های جذب نیروی جدید، ارزشیابی فعالیت کارکنان، اموزش نیروها، ارتقاء سلامت محیط کار، ایجاد انگیزه در همکاران، پاداش دادن به پرسنل و … کارگزینی می گویند.

افراد در شغل کارگزینی وظیفه دارند که به کارهایی همچون انجام روند استخدام افراد و جذب نیروی مناسب برای سازمان، اموزش آن ها با بررسی میزان توانایی ها و مدیریت روابط پرسنل بپردازند. واحد کارگزینی بر پرونده استخدامی افراد نظارت دارد و میتواند اطلاعات مناسبی را با مطالعه و بررسی ویژگی آن ها، استخراج کند و به سمت مدیریت، ارسال کند.

وظایف کارگزین

یه طور کلی وظایف یک کارگزین، زیاد است و او باید در بخش های مختلف، قادر به انجام درست وظایف خود باشد تا سیاست های کاری سازمان با مشکلی روبرو نشود. وظایف کارگزینی در ادامه آورده شده است:

- یک کارگزین باید بتواند برای جذب نیرو به صورت پربازده، اطلاع رسانی و تبلیغات کند.

- کارگزین باید قادر به ایجاد پرونده پرسنلی باشد.

- از دیگر وظایف کارگزین می توان به پاسخگویی به ارباب رجوع اشاره کرد.

- کارگزین موظف است که قرارداد های کاری پرسنل و نیروی جدید را تنظیم و تکمیل کند.

- یک کارگزین باید اموری را انجام دهد که در ارتباط با ارتقاء شغلی پرسنل است.

- کارگزین میتواند حکم کارگزینی، صادر کند.

- یکی از وظایف نیروی کارگزین، محاسبه حقوق و دستمزد کارمندان می باشد.

- مسئولیت کارگزین اینست که سوابق کاری کارمندان را تعيين کند.

- یک کارگزین، مکلف است که امور بازنشستگان را انجام دهد.

- از وظایف کارگزین می توان به اجرای قوانین استخدامی در سازمان اشاره کرد.

- یک کارگزین باید به کارکنان زیر دستش آموزش دهد.

کارگزینی را می‌توان از سطوح اولیه و زیربنای بلوغ مدیریت منابع انسانی دانست

- انجام امور مربوط به اخراج و قطع همکاری با کارمندان، از دیگر وظایف و مسئولیت های کارگزین به شمار می رود.

- کارگزین معمولاً از عملکرد پرسنل ها گزارشی را تهیه میکند.

- یک نیروی کارگزین، موظف به پیگیری امور رفاهی پرسنل و امور بیمه کارمندان است.

- کارگزین، قرارداد کاری نیروهای کاری جدید را تنظیم میکند.

- کارگزین، مسئولیت های دیگری برعهده دارد که از آن ها می توان به پیش بینی نیاز های پرسنل و تامین نیازهای جایگاه شغلی آنها اشاره کرد.

- کارگزین می تواند آئین نامه های مربوط به پرسنل را ابلاغ کند.

وظایف اصلی واحد کارگزینی

وظایف اصلی واحد کارگزینی عبارتند از:

* وظیفه کارگزینی در جذب نیرو و امور استخدامی:

شرکت یا موسسه ای که میخواهد نیرویی را جذب کند؛ باید درخواست نیرو به صورت کتبی یا شفاهی بدهد. مدیران سازمان باید پس از امضای این درخواست، آن را به سمت واحد کارگزینی ارسال کنند. کارگزینی برای جذب نیرو در روزنامه یا سایت، اگهی استخدام منتشر می کند و پس از این که افراد را شناسایی کرد، درخصوص انجام کارهای اولیه و معارفه وقت به آن ها مصاحبه می دهد.

پس از ورود نیروهای جدید به شرکت و انجام مصاحبه و کارهای اولیه، در صورت تائید آن ها از سوی مدیران به سمت واحد کارگزینی معرفی میشوند تا مدارکشان را تحویل دهند و پرونده پرسنلی برای آن ها تشکیل شود.

* قرار داد نویسی:

هر شرکت به عقد قرارداد هایی با اشخاص حقیقی یا حقوقی در حین فعالیت، نیاز دارد که دارای ویژگی هایی میباشد. یکی از وظایف واحد کارگزینی، بررسی این ویژگی ها نظیر بررسی محتوای قرارداد، رضایت طرفین، صحت اطلاعات مندرجه، شفافیت مواد، مطابقت با قوانین سازمان و کشور می باشد.

* محاسبه حقوق و دستمزد:

قوانین بسیاری برای محاسبه حقوق پرسنل باید رعایت شود که شامل پایه حقوق، ساعت های کار، اضافه کاری، رده بندی شغلی، جمعه کاری و … میباشد و وزارت کار، آن ها را تعيين می کند که کارفرما در صورت عدم رعایت آنها در هنگام محاسبه، با مشکلات بسیاری رو به رو میشود؛ به همین دلیل واحد کارگزینی باید به محاسبه دقیق حقوق و دستمزد کارکنان بپردازد تا حق هیچ کدام از پرسنل در زمان محاسبه حقوقشان ضایع نشود. البته پیشرفت تکنولوژی باعث شده تا نرم افزارهای کارگزینی به منظور کاهش احتمال خطا در محاسبات، این فرآیند را انجام دهند.

* صدور حکم کارگزینی:

به رابطه ی بین فرد با سازمان، حکم کارگزینی می گویند که مسئولیت هایی برای شخص در آن تعيين شده است. واحد کارگزینی موظف است که برای شروع کار رسمی شخص، چنین حکمی را صادر کند.

* ارتقاء، ترفیع و بازنشستگی کارکنان:

واحد کارگزینی، برنامه هایی را به منظور ارتقاء، ترفیع و بازنشستگی پرسنل در مدیریت منابع انسانی تعيين کرده است.

انواع حکم کارگزینی

درواقع وضعیت استخدام فرد در شرکت را می توان در حکم کارگزینی مشاهده کرد؛ بگونه ای که این حکم به شرح وظایف نیروی انسانی در مقابل سازمان و تعهد پرداخت حقوق سازمان به وی پرداخته است. حکم کارگزینی، بیانگر تعهد دو طرفه سازمان و کارکنان به یکدیگر می باشد. بطور کلی انواع حکم کارگزینی بر اساس نوع سازمان و نوع استخدامی به شرح زیر میباشد :

>> حکم کارگزینی شرکتهای خصوصی:

از نظر نوع استخدام و احکام حقوقی، حکم کارگزینی شرکت های خصوصی نسبت به سایر احکام، متفاوت است و شرکتهای خصوصی معمولاً قراردادی را مطابق با قانون کار و بیمه تامین اجتماعی در این احکام ثبت میکنند. صدور حکم کارگزینی کارگران رسمی، زمانی انجام میشود که شرکت بخواهد افراد را به صورت دائمی و رسمی، استخدام کند.

>> حکم کارگزینی شرکت های دولتی:

در شرکت های هیأت دولتی استخدام پرسنل به صورت قراردادی می باشد و به پرسنل ها حکم کارگزینی قراردادی میدهند. در صورتی که افراد در شرکت های دولتی بطور رسمی و دائمی استخدام شوند؛ حکم کارگزینی رسمی برای آنها صادر میشود ولی اگر در این شرکت ها به صورت قراردادی استخدام شوند؛ قرارداد پرسنلی برایشان صادر میشود.

>> حکم کارگزینی بازنشستگان:

صدور حکم کارگزینی بازنشستگان، صرفا برای بازنشستگان میباشد و درواقع این حکم برای همه پرسنل بازنشسته در ارگان های مختلف( سازمان دولتی یا خصوصی) صادر میشود. بازنشستگان می توانند با مراجعه به سایت صندوق بازنشستگی کشور، حکم کارگزینی بازنشستگی را دریافت کنند.

تفاوت مدیریت منابع انسانی و کارگزینی

مدیریت منابع انسانی، اغلب دربرگیرنده ی امور مربوط به منابع انسانی سازمان است درحالیکه کارگزینی به عنوان یکی از زیرمجموعه های مدیریت منابع انسانی محسوب میشود و متمرکز بر جذب نیرو، ارتقاء دانش پرسنل و سلامت محیط کار است.

کارگزین باید یتواند وظایف خود را در بخش های مختلف به درستی انجام دهد

منابع انسانی به غیر از کارمندیابی و جذب نیرو، مباحث دیگری را دربرمیگیرد که از آن ها می توان به روابط سازمانی، ارزیابی عملکرد، سیاست گذاری مدیریت نیروی انسانی و… اشاره کرد.

کارگزینی به مدیریت منابع انسانی به ارائه گزارشاتی بر حسب عملکرد پرسنل میپردازد و مدیریت منابع انسانی، برنامه ریزی مالی و شغلی پرسنل را بر اساس این گزارشات انجام می دهد و به آینده ای دور می اندیشد.

نحوه اعمال مدرک تحصیلی در حکم کارگزینی

مدرک تحصیلی، تأثير به سزایی در احکام کارگزینی دارد. گاهی اوقات، داشتن مدارک تحصیلی بالاتر برطبق قوانین داخلی سازمان ها، باعث دریافت حقوق بیشتر می شود. از این رو مجوز ادامه تحصیل برای کارکنان، توسط بعضی از سازمان ها صادر میشود.

قوانین داخلی هر سازمان برای ارتقاء مدرک تحصیلی، از اهمیت به سزایی برخوردار است. به طور مثال ممکن است که قوانین زیر را در بعضی از سازمان ها مشاهده نمایید:

> ادامه تحصیل در رشته های مرتبط با شغل پرسنل در مقاطع بالاتر باشد.

> دریافت موافقت سازمان تا قبل از آغاز به تحصیل، امری الزامیست.

> کلاس های کارکنان نباید تداخلی با ساعات کاری داشته باشد.

> هر کارمند در بدو استخدام میتواند تنها برای یک مقطع تحصیلی بالاتر از مدرک تحصیلی ارائه شده، درخواست دریافت موافقت با ادامه تحصیل را بدهد.

کارگزینی یکی از زیر مجموعه های مدیریت منابع انسانی است

گردآوری: بخش کار و کارگر سرپوش